Fallstudie einer Datev-Kanzlei

Spürbare Kostensenkungen und mehr Zeit durch Digitalisierung administrativer Tätigkeiten

Innerhalb der ersten Wochen der Umsetzung wurden Einsparungen in Zeit und Kosten erzielt, die weitere Optimierungen ermöglichten.

Das Problem

Ausgangslage

Die DATEV-Steuerkanzlei mit einer geschäftsführenden Steuerberaterin und 9 Mitarbeitern stand vor dem Problem, dass die Arbeitslast sehr hoch und wenig Zeit für Projektarbeit zur Verfügung stand. Erste Schritte in Richtung Digitalisierung wurden mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und einigen DATEV Unternehmen Online-Mandanten versucht, spürbarer Nutzen stellte sich aber nicht ein. Im Gegensatz: Durch papierlastige und digitale Prozesse wurde der Alltag sogar komplizierter. An erster Stelle stand das Ziel, die wöchentliche Zeit der Geschäftsführerin für administrative Arbeiten schnell zu senken.

Die Optimierung

Lösungsansatz

Durch die Einrichtung des digitalen Bescheidabrufs bei ESt-Bescheiden und die Optimierung des Posteingangsassistenten im DMS konnte die tägliche Bearbeitung von eingehenden Bescheiden im Sekretariat schneller erledigt werden. Anschließend wurde durch die Digitalisierung der Ausgangsrechnungen die Zeit für die wöchentliche Rechnungsschreibung reduziert. Die so gewonnene Zeit im Sekretariat wurde genutzt, um eine Sekretärin in die Rechnungsschreibung einzuarbeiten. Diese konnte dann von der Geschäftsführerin an die Sekretärin delegiert werden.

Durch diese schnellen und einfachen Maßnahmen hatte die Steuerberaterin jede Woche eine Stunde Zeit zur Verfügung, die sie vorher mit administrativer Arbeit verbracht hatte. In der ersten freien Stunde wurden gemeinsam Altbestände im DATEV-Rechenzentrum gelöscht, wodurch die monatliche DATEV-Rechnung reduziert werden konnte. In der nächsten Stunde wurde in der Vorlagenverwaltung eine E-Mail-Vorlage für geprüfte ESt-Bescheide eingerichtet, die automatisch Nachzahlungen und Erstattungen sowie Vorauszahlungen aus dem Bescheid erfasste. Zudem öffnete sich nach dem Versand der E-Mail ein Fenster zur Fristaustragung in DATEV Post, Fristen und Bescheide. Dadurch konnten die Sachbearbeiter bei jedem geprüften Bescheid 15 Minuten Zeit sparen.

Der Erfolg

Resultate

Durch diese einfachen Maßnahmen konnten jährlich ca. 150 Stunden an administrativen Arbeiten bei Geschäftsführerin und Sachbearbeitern eingespart werden. Zudem wurden DATEV-Kosten und Porto um ca. 3.500 € jährlich reduziert.

Diese schnellen Erfolge zeigten allen Beteiligten, dass der richtige Weg eingeschlagen wurde. So stieg die Akzeptanz und das Engagement für weitere Digitalisierungsprojekte.

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