Fallstudie zu Lohn und Fibu

Positive Deckungsbeiträge und zufriedene Mitarbeiter durch Optimierungen in Lohn und Fibu

C-Mandate wurden durch Digitalisierung und Automatisierung zu B-Mandanten und schafften Platz für weitere Mandatsannahmen.

Das Problem

Ausgangslage

Vier Mandanten der Kanzlei hatten im Lohn und in der Fibu sehr negative Deckungsbeiträge. Die zwei verantwortlichen Sachbearbeiter waren frustriert, da Belege immer sehr spät geliefert und Rückfragen selten beantwortet wurden. Gleichzeitig waren es sehr fordernde Mandanten, die ihre Anfragen immer direkt beantwortet haben wollten. Das setzte den Mitarbeitern zu. Der geschäftsführende Steuerberater wollte die Mandanten eigentlich kündigen. Da Jahresabschluss und Steuererklärung jedoch sehr lukrativ waren, haderte er mit der Entscheidung.

Die Optimierung

Lösungsansatz

Jeder Mandant wurde gemeinsam mit den Sachbearbeitern hinsichtlich Optimierungspotenzial geprüft. Die Einrichtung und Nutzung von Funktionen wie dem Buchungsbeleg von Lodas zu KREWE, der Periodenabschluss in KREWE sowie Lerndateien und wiederkehrende Buchungen in der Bank, halfen manuelle Tätigkeiten der Sachbearbeiter einfach und schnell zu automatisieren.

Da in der Fibu komplett papierbasiert und im Lohn meist mit E-Mails und eingescannten Dokumenten gearbeitet wurde, lag der größte Hebel auf Seiten der Mandanten. Da der geschäftsführende Steuerberater kurz vor der Kündigung der Mandanten stand, stellte er diese vor die Wahl: Digitalisieren oder gehen. Dadurch stimmten drei der vier Mandanten der Digitalisierung der Prozesse zu. Einer musste gehen. Zusätzlich wurde in der Buchhaltung die wöchentliche Bereitstellung der Belege sowie eine 6-monatige Probezeit vereinbart.

Anschließend wurden Lösungen wie DATEV Unternehmen Online, das digitale Bankbelege buchen (Kontoauszugsmanager) und Software zur Lohnvorerfassung eingerichtet und geschult. Kanzleiseitig konnte dann der Automatisierungsservice Rechnungen von DATEV in der Buchhaltung eingesetzt werden.

Der Erfolg

Resultate

Durch die Optimierungen konnte eine monatliche Zeitersparnis von durchschnittlich drei Stunden pro Mandant erreicht werden. Diese gewonnenen neun Stunden sowie die freigewordene Zeit durch den gekündigten Mandanten wurden genutzt, um zwei weitere Mandate anzunehmen. Hier wurde von Beginn an auf eine digitale Zusammenarbeit mit klaren Regeln gesetzt. Die drei umgestellten Mandanten waren nach den sechs Monaten Probezeit weiterhin bei der Kanzlei. Ihre Deckungsbeiträge wurden nach den ersten zwei Monaten der Umstellung positiv. Die Sachbearbeiter waren mit den Maßnahmen zufrieden. Zudem fingen sie von sich aus an die internen Optimierungen wie Buchungsbelege, Lerndateien, etc. auch bei anderen Mandaten einzusetzen. Ein Sachbearbeiter besuchte in der Folge eine Fortbildung zur Einführung von DATEV Unternehmen Online, um hier zukünftig selbst Implementierungen durchführen zu können.

Ich digitalisiere und automatisiere Ihre Steuerkanzlei!